Pandemia COVID-19 sprawiła, że codzienna praca i nauka w dużej mierze przeniosły się do świata wirtualnego. Zmiana to dotyczy również wszelkiego rodzaju spotkań biznesowych i konferencji. Zobaczmy, jakich zasad należy przestrzegać aby dobrze wyglądać na wideorozmowie.
Na co zwrócić uwagę?
Wideokonferencje rządzą się swoimi prawami. Aby były udane należy zwrócić uwagę na wiele aspektów dotyczących zarówno technologii, jak i samej prezentacji osoby biorącej udział w spotkaniu online. Oto kwestie, którym trzeba się przyjrzeć:
- Ubiór
- Otoczenie i tło
- Sprzęt
- Łącze internetowe
- Oświetlenie
- Przygotowanie merytoryczne
Ubiór
Aby wyglądać profesjonalnie, podczas wideokonferencji trzeba zachowywać się tak jak podczas oficjalnego spotkania w realu. Dotyczy to również stroju, makijażu i fryzury. Chociaż przebywanie w domu sprzyja rozluźnieniu i pokusie założenia koszulki i dresów to nie warto jej ulegać. Nasz rozmówca może bowiem poczuć się urażony i lekceważony, szczególnie jeśli on sam ubrany jest w garnitur. Podczas wideokonferencji również obowiązuje dress code adekwatny do charakteru naszej pracy. Biała, błękitna czy beżowa koszula oraz granatowa lub szara marynarka będą jak najbardziej na miejscu. A co ze spodniami? Czy warto je zakładać skoro rozmówca widzi nas tylko od pasa w górę? Zdecydowanie warto, w końcu nigdy nie wiemy czy podczas live streamingu nie będziemy musieli nagle wstać od komputera. Warto zadbać również o schludny makijaż, jak i fryzurę.
Otoczenie i tło
Podczas live streamingu oprócz nas, w kamerce widać także nasze otoczenie. Z tego względu warto o nie zadbać. Usuńmy wszelkie zbędne przedmioty, które nie powinny być widoczne na służbowym spotkaniu, np. butelki z alkoholem czy papierosy. Zadbajmy także o spokój – uprzedźmy domowników, że mamy zaplanowaną wideokonferencję i poprośmy ich, aby nam nie przeszkadzali. Jako tło świetnie sprawdzi się jasna, jednolita ściana lub gotowe tło (np. obraz biura) dostępne w aplikacji.
Sprzęt
Nie mniej ważny jest sprzęt, z którego będziemy korzystać. Kamera powinna nagrywać obraz w wysokiej jakości, a mikrofon i słuchawki dobrze przetwarzać dźwięki. Sprawność sprzętu należy sprawdzić odpowiednio wcześniej przed spotkaniem, aby uniknąć ewentualnych problemów technicznych.
Jeśli nie znamy aplikacji, której będziemy używać do rozmowy, poświęćmy trochę czasu na zapoznanie się z jej najważniejszymi ustawieniami. Dodatkowo, jeżeli podczas spotkania będziemy udostępniać nasz ekran, warto upewnić się, że na pulpicie nie znajdują się prywatne, osobliwe lub nieprzyzwoite rzeczy.
Łącze internetowe
Oprócz sprzętu niezwykle ważne jest też łącze internetowe. Trzeba sprawdzić jego szybkość i płynność, szczególnie jeśli jest do niego podłączonych wiele urządzeń. Nie ma bowiem nic gorszego niż zacinający się obraz czy dźwięk transmitowany z dużym opóźnieniem.
Oświetlenie
Najlepsze oświetlenie do przeprowadzania wideokonferencji to naturalne światło słoneczne. Wyglądamy w nim świeżo i zdrowo. Aby korzystać z jego dobrodziejstw trzeba się jednak odpowiednio ustawić. Należy usiąść przodem do okna, a kamera musi być ustawiona tyłem do szyby. W innym ustawieniu uzyskamy efekt prześwietlenia lub zaciemnienia obrazu i nasz rozmówca nie będzie nas widział. Jeśli nie możemy skorzystać ze światła naturalnego to zadbajmy o dobre oświetlenie sztuczne. Źródło światła powinno znajdować się na wysokości twarzy. Można też zainwestować w profesjonalne lampy doświetlające, szczególnie jeśli uczestniczymy w spotkaniach online bardzo często.
Przygotowanie merytoryczne
Ostatnim, ale nie najmniej ważnym punktem jest przygotowanie merytoryczne do spotkania. Na nic zda się profesjonalny sprzęt, ubiór i tło, jeśli nie będziemy mieli pojęcia jak przedstawić dany temat klientom czy przełożonym. Warto przygotować się do spotkania co najmniej dzień wcześniej. Można też zrobić sobie pomocnicze notatki, aby umieścić je poza zasięgiem kamery i zerknąć w nie w kryzysowej sytuacji.
